株式会社アトム 様

株式会社アトム プロデューサー 津田かおり氏

アトムでは、業務の特性上、比較的短期間のプロジェクトがいくつも並行して走ることがよくあります。
「1つのプロジェクトは、数ヶ月程度の期間で走ることが多いのですが、当然メンバーはそのプロジェクトごとに異なります。Webサイトのリニューアルやプロモーションキャンペーンは、機密情報を含んでいることも多いため、情報はプロジェクトのメンバーだけで共有する必要があります。共有サーバーによる情報共有手段では、複数のプロジェクトに、それぞれセキュリティ設定を行わなければならない煩雑さがありました。」

またプロジェクトによっては、クライアントの要望により完成直前で作業内容が変更になることもあります。
「社内でプロジェクトを管理する際に最も重要なのは、作業の進捗状況をメンバーが常に把握できること、作業内容が変更になった時の情報共有やコミュニケーションが円滑にできる点です。」
スピードも大事なので、管理ソフトの習熟に時間がかかったり、煩雑な操作による時間のロスは避けたいところです。
「そういった視点では、既存のプロジェクト管理ソフトでは機能が複雑すぎたり、高価すぎたりと、業務に最適なものがなかなかないというのが実情でした。」

そんな時に、アリエル・プロジェクトAを紹介されたそうです。
「プロジェクト単位でルームを作成して、ルームメンバーに閉じた情報共有ができるという点、プロジェクトのタスクとメンバーのToDoが自動的に連携することで、進捗状況がリアルタイムに把握できるという点に非常に興味を持ちました。また、セキュリティを確保しつつ組織の壁を超えて社外の方と情報共有できることにも、可能性を感じましたね。」

アリエル・プロジェクトAを利用するにあたり、まず最初に社内のWebリニューアル・プロジェクトチームのルームを作成されました。
「プロジェクト機能で、各メンバーにタスクをアサインすれば各メンバーのToDoにタスクが表示され、メンバーはToDoだけを管理して仕事をすれば良いというのは、非常に便利ですね。ウェブサイトのプロジェクトでは、どうしてもプロジェクトの線表に書ききれない細かい作業というのが発生してしまいます。」

これまで、各メンバーはこのような細かい作業を自分のメモとして管理しつつ、プロジェクトのタスクをこなすという2種類の作業管理をしなければならなかったそうです。
「複数並行している自分の作業も、プロジェクト個々のタスクも一括してToDo機能で管理できますから、進行や予定の把握が楽になりました。また、各メンバーのToDoリストをお互いに見ることができるので、メンバーの誰がどれぐらい仕事を抱えていて、進捗状況はどうなのか、というのも一目で確認することができるようになり、作業分担と制作上のやり取りが非常にスムーズになったと思います。」

さらにアトムでは、社内用のルームだけでなく、クライアントとの情報共有用のルームも作成されました。
「今回のWebリニューアル・プロジェクトでは、広告代理店の方との共同プロジェクトでしたので、クライアントのメンバーの方と広告代理店の方にルームに参加してもらいました。テスト的にやってみたのですが、これが想像以上に便利でした。」
Webの構築が最終段階に入ってくると、お互いに細かい修正やコメントを多数交換することになります。
「メールでのやり取りだと、あまりにメールの数が多くて連絡が混乱し、確認作業や修正作業に影響が出ることもあるのですが、アリエル・プロジェクトAの掲示板機能を使うことでツリー形式で議論や作業確認を行うことができました。」

また、大きなファイルを扱うWebサイトのデザインならではの効果もあったようです。
数十MBのファイルをメールに添付して送ることはできませんが、アリエル・プロジェクトAのファイル管理機能は、ルーム・メンバー間で128MBまでのデータをやり取りできます。この機能を活用することによる送付の手間や経費削減に、予想以上の効果があったそうです。
「セキュリティ上、サーバーへのFTPが直接できない場合、数十MBにわたるデータはCD-ROMなどのメディアで、バイク便を使って送ったりしていました。」
そんな時にはアリエル・プロジェクトAのファイル管理を利用して、クライアントとのデータのやりとりを行えるので、時間もコストも以前よりかからなくなりました。

アリエル・プロジェクトAはルーム単位でセキュリティを確保できているので、あるプロジェクトのメンバーが他のプロジェクトのルームを閲覧することはできません。インターネット経由でのファイルやデータのやり取りでも、証明書により暗号化されているので傍受、改ざん、なりすましを防止できます。
「弊社のようにインターネット関連の業務を行っていると、広告代理店やクライアント以外にもデザインやシステムの構築を他の会社と共同で行ったり、SOHOのデザイナーさんと協業したりということもありますから、企業の壁を超えてプロジェクト単位で情報共有できるというのは、非常にメリットがあると思います。」