「プロジェクトA」オンライン・マニュアル

予定表

自分の予定を作成したり、メンバーの予定を確認したりすることができます。また、出席者を設定することで、会議招集なども行えます。

※ 基本的な操作方法は『基本機能』を参照してください。

1. 予定の作成

ナビゲーションメニューから[予定表]を選択し、一覧ビューのメニューバーから[作成]ボタンをクリックするか、カレンダーのセルをクリックします。
作成画面が表示されます。
* 自分以外のメンバーの日または時間のセルをクリックした場合、クリックしたセルの日時が設定された状態で作成画面が表示されます。また、グループ表示の場合、自分とクリックしたセルのメンバーが出席者に選択された状態で作成画面が表示されます。
必要な項目について、内容を入力します。
* 「件名」「日時」は入力必須項目です。
[保存]ボタンをクリックします。
出席者を指定していた場合は、出欠確認の通知が送られます。また、作成した予定は、他のルームのメンバーからは「予定」というタイトルと時間だけが表示され、その日時に予定があることはわかりますが、その詳細を知ることはできないようになっています。
* 「非公開」のチェックボックスにチェックを入れると、ルームメンバーには公開されず、プライベートな予定として保存することができます（ルームメンバーの予定表からは「予定」というタイトルと時間だけが確認できます）。なお、自分以外の出席者を設定している場合はその予定を非公開にすることはできません。

日時の指定

入力欄に直接入力するか、[日付指定]ボタンをクリックし、表示されたカレンダーから日付を選択することができます。

[空き時間検索]ボタンをクリックすると、メンバーや、設備の空き時間を検索することができます。
また「終日」のチェックボックスにチェックすると終日の予定とすることができます。
出張など、ある期間、同じ予定を作成する場合は「複数日」のチェックボックスにチェックし、その期間を入力します。その場合の予定は終日の予定となります。
毎週月曜日など定期的な予定を入力する場合には「定期的な予定」のチェックボックスにチェックし、日時を入力します。

定期的な予定

日時において「定期的な予定」のチェックボックスにチェックをした場合は、入力した日時を開始として定期的な予定を設定します。

毎日
毎日同じ予定を設定する場合は「毎日」にチェックします。
毎週
毎週月曜日など、1週間ごとの予定を設定する場合は「毎週」にチェックし、その曜日を選択します。
また隔週の予定に設定したい場合は、さらにその間隔を入力します。
毎月
「毎月○○日」といった予定を設定する場合は、「毎月」にチェックします。
「毎月第○月曜日」といった予定を設定する場合は、さらにその横のチェックボックスをチェックし、第何週と曜日を選択します。
毎年
毎年同じ日に予定を設定する場合は「毎年」にチェックします。

* 定期的な予定を編集、複製、削除する場合は、予定全体を編集、複製、削除するか、指定した日付のみを編集、複製、削除するかを選択する画面が表示されます。

設備

* 設備予約を使用するには、あらかじめルーム管理者がワークグループ・ノードの設定を行う必要があります。

[選択]ボタンをクリックすると、設備選択画面が表示されますので、予約したい設備を選択し、[追加]ボタンをクリックして、[OK]ボタンをクリックします。
設備の予約が完了するとその通知が新着情報に表示されます。
既にその設備が他の予定で予約済みの場合はその予定を保存することができません。
他の設備を予約するか日時を変更して再度保存してください。

カテゴリ

予定に付加するアイコンを「指定なし」、「外出」、「会議」、「休日」の中から選択します。

アラーム機能

アラームを設定することが出来ます。
プルダウンメニューから希望のアラームの時刻を設定します。設定後、画面にアラームの時刻が表示されます。設定した時刻になると、警告音と同時にウィンドウが表示され、知らせてくれます。

2. 空き時間検索

複数の出席者がいる予定や、設備を予約したい予定などを作成する時、出席者共通の空き時間や施設の空き時間を検索することができます。
*「複数日」または「定期的な予定」での空き時間検索はできません。

予定作成画面から、[空き時間検索]ボタンをクリックします。
メンバーと設備の選択画面が表示されます。
空き時間を知りたいメンバー、設備を[追加]ボタンをクリックして選択し、[次へ]ボタンをクリックします。
が表示されます。
検索期間の指定画面から検索条件を設定します。
- 期間(必須)
  空き時間を検索する期間を入力します。[日付指定]ボタンをクリックすると、カレンダーから日付を入力することができます。
- 時間帯
  検索する時間帯をプルダウンメニューの中から選択します。
- 予定の長さ
  予定の長さ選択します。「終日」のチェックボックスにチェックすると、終日の予定として検索されます。
- その他
  「欠席の予定を空き時間と見なす」のチェックボックスにチェックする、検索の対象となっているメンバーの予定に欠席と返事をした予定が入っていた場合、その時間帯を空き時間と見なして検索することができます。
[次へ]ボタンをクリックします。
検索結果が表示されます。
メンバー、設備の共通の空き時間帯が緑色で表示され、期間設定で設定した日付から最も近い候補日が表示されます。
緑で表示された空き時間をクリックすることで、作成画面の「日時」、「出席者」、「設備」の欄に入力されます。
* 次の候補日または前の候補日を表示する場合はまたはをクリックします。 * 最初の候補日に戻るには、[最初の候補日]ボタンをクリックします。

3. 予定の表示

ナビゲーションメニューから[予定表]を選択し、 [グループ表示]または[個人表示]から、[日表示]、[週表示]、[月表示]、[一覧表示]を選択します。

グループ表示
自分とメンバーなど、複数人の予定を合わせて確認することができます。
デフォルトでは全メンバーの予定が表示されます。
* メンバー名のセルをクリックすることで、そのメンバーの日または週の予定表を表示することができます。
個人表示
自分または他のメンバーの1人だけの予定が表示されます。

日表示
1日の予定が時間ごとに区切られて表示されます。
週表示
月曜日から日曜日までの1週間単位で表示されます。
* 予定表の日付をクリックすると、選択された日付の予定を1日表示させることができます。
月表示（個人表示のみ）
1ヶ月単位で表示されます。
* 予定表の日付をクリックすると、選択された日付の予定を1日表示させることができます。
一覧表示（個人表示のみ）
予定を１ヶ月単位に一覧で表示されます。

カレンダー上での移動

次の日、週、月ボタンまたは前の日、週、月ボタンをクリックし、次の日、週、月または前の日、週、月の予定を表示することができます。
今日ボタン、今週ボタン、今月ボタンをクリックすることで、表示を今日、今週、今月に戻すことができます。

表示の切り替え

一覧ビューのメニューバーから、表示を変更することができます。

一覧表示設定（グループ表示のみ）
表示メンバー指定のプルダウンメニューから「設定メンバー」を選択した時に表示する、メンバーや設備を設定することができます。
日付指定
予定を確認したい日付を直接指定することができます。
[日付指定]ボタンをクリックすると、日付指定ウィンドウが開き、月単位のカレンダーが表示されます。
- アイコンまたはアイコンをクリックすると次の月または前の月のカレンダーを表示します。
- 今月のカレンダーを表示するには [今月]ボタンをクリックします。
- 日付指定画面のカレンダー上にある「2004年4月」という部分をクリックすると、その月の月表示になります。
- 「週表示」の下にあるからをクリックすると、その週の週表示になります。
- カレンダー上の日付をクリックすると、その日の日表示になります。
表示メンバー指定
プルダウンメニューから予定表を表示するメンバー（グループ表示の場合は、グループ）を指定することができます。
「設定メンバー」を選択すると、一覧表示設定で設定されたメンバーの予定表が表示されます。
またグループを作成してある場合、プルダウンメニューにグループ名が表示され、グループに含まれるメンバーの予定表を表示することができます。
* 自分の予定は、入室中のルームに関わらず、全ルームの予定の表示と内容の変更を行うことができます。

4. 予定への返答

他のルームメンバーが自分を出席者に設定した予定を作成すると新着情報と共に自分の予定表にもその予定が表示されます。
その予定を表示させると、予定への参加の意思を返答するためのボタンが表示されます。

いずれかをクリックすると予定の作成者に通知されます。また、その予定に対する意思や欠席の理由などのコメントを入力することができます。

ルームメンバーの出欠状況は、「主催者」「出席」「保留」「欠席」「未回答」のアイコンによって確認できます。また返答した日時とコメントが表示されます。

5. 予定の削除

一覧ビューから削除したい予定をクリックし、表示ビューのメニューバーから[削除]ボタンをクリックします。
複数の予定を一度に削除する場合は、一覧ビューを「一覧表示」にし、削除対象の予定のチェックボックスにチェックし、一覧ビューのメニューバーから[削除]ボタンをクリックします。
削除を確認するアラートボックスが表示されます。
削除しても良ければ、[OK]ボタンをクリックします。
予定が削除されます。

6. 予定表から文書を作成

予定表に記載された予定にあわせて定型文書の議事録、出張報告を作成することができます。

自分が作成した予定を予定表から選択し、表示ビューに表示します。
[議事録作成]ボタンまたは[出張報告作成]ボタンのいずれかをクリックします。
表示された作成画面から、必要な項目を入力し、[保存]ボタンをクリックします。
この予定から作成された文書へのリンクが自動で貼り付けられます（* 文書を下書き保存した場合はリンクは作成されません）。

7. 予定の電子メール送信

出席者を指定した場合、出席者に確認メールを送ることが出来ます。

出席者一覧でメールを送りたい相手のチェックボックスにチェックを入れます。
[保存]ボタンをクリックします。
予定が保存されると同時に、チェックを入れた相手にメールが自動的に送られます。
* 予定に初めて追加された出席者には、メール送信のチェックが付いています。
* メールは弊社のサーバーから送信されます。