ファイルの共有・管理が容易

通常のグループウェアの場合

クライアント／サーバー・モデルのシステムやEメールでは、会社のPCと自宅のPCとの間でファイル共有をするために面倒な手間がかかったり、複数のコピーを作成することになってしまうと、どれが最新版か、ファイルの管理も大変です。

• 問題点1 : 複数のPC間でのファイル共有が難しい
  Eメールで仕事のファイルを毎回自宅に送ったりするのは手間がかかり、自宅からのオンライン・アクセス環境を用意している企業はまだまだ少ないのが現状です。
• 問題点2 : ファイルのバージョン管理が難しい
  Eメールやフロッピーディスクなどでファイルを管理すると、複製がいくつも存在してしまうため、どれが最新版か分からなくなってしまいます。

アリエル・プロジェクトAの場合

アリエル・プロジェクトAを使って会社と自宅の情報共有環境を構築しておけば、常に自宅でも最新データを使うことができ、簡単にホームオフィス環境を作ることができます。また、ファイルは同一のものを共有するため、常に最新版を利用することができます。

通常のグループウェアの場合

モバイル環境でデータをやり取りする場合、通常のグループウェアでは、データがすべてサーバーにあるため、外出先で共有している情報を活用しようとすると、以下のような問題が発生します。

• 問題点1 : 毎回サーバーに接続する必要がある
  クライアント／サーバー・モデルのシステムだと、スケジュールなど頻繁に照会する情報も全てサーバーに保有しているため、情報を見る時は必ずサーバーに回線を接続する必要があります。
• 問題点2 : ファイル管理が難しい
  移動中にサーバーと別のファイルを作成すると、作成者がサーバーのデータを毎回アップデートするという作業が発生してしまいます。これではサーバーのデータと作成者のデータのずれを引き起こすことになりかねません。

アリエル・プロジェクトAの場合

アリエル・プロジェクトAでは、閲覧した情報を全て自分のPCの中に保有するため、通常のクライアント／サーバー・モデルのグループウェアのように、利用するたびにオンライン接続をする必要がありません。
また、データを保有しているため、オフラインでも問題なく利用することができ、外出先でも社内と同じように情報を活用することができます。

ファイル管理についても、オフライン時に作成したデータは、オンライン時に自動で更新されるため、オフライン／オンラインを意識せずにデータを共有することができます。

ルームで利用できる機能

各ルームごとに、全ての機能を活用することができます。また、ルームの目的に応じて、必要な機能を選択することも可能です。

• プロジェクト管理
• ToDo
• 予定表
• 掲示板
• ファイル管理
• 定型文書

レポートの作成

定 型フォーマットを用いることで、議事録などのレポート作成、共有を行うことができます。「報告書」「議事録」「出張報告」の3種類のフォーマットが用意さ れているので、これらを利用することで簡単にレポート報告が行えます。また、HTMLベースのリッチテキストエディタ機能を搭載しているので、文字のサイ ズや色変更、段落化など、より効率的な文書の作成が可能です。

コメント機能

ルームメンバーは共有されたレポートに対してコメントを付けることができます。1人のメンバーが作成したレポートに対して、各メンバーのコメントがツリー形式で表示されます。

共有ファイルの作成

様々なファイルを、ルーム内で共有することができます。1ファイル128MB(*)までのファイルであれば添付数やファイル形式に制限はありません。件名や説明を記載してカテゴリごとに保管でき、リンク機能を使って他文書と関連付けを行うことで、効率的な文書管理が実現できます。
* 共有するファイルサイズは、設定により変更できます。

ルーム内でのみ共有

ファイルを閲覧できるのはルームメンバーだけなので、アクセス・セキュリティを維持したファイル共有を実現できます。また、オリジナルのファイルは作成者のみが変更できるため、誤って消去されることはありません。

掲示板の作成

ルームメンバーなら誰でも新しいテーマで掲示板を作って、ディスカッションを始めることができます。掲示板の内容はルームメンバーしか見ることができないので、セキュリティ管理を意識せず深い議論ができます。

系統立ったディスカッション

掲示板はツリー形式で表示されます。そのため、Eメールでのやり取りとは異なり、後から議論の内容を確認することができ、効率の良い議論が可能です。

下書き保存機能

作成途中の文書は掲示板に公開せずに、一時的に自分のPCにだけ下書きとして保存することができます。下書き保存した文書は、いつでもルームメンバーに開示することができます。

カテゴリによる分類

ルーム管理者が「カテゴリ」を作成することで、カテゴリ別に分かれて複数の掲示板を立てることができます。あるカテゴリで作成した掲示板を別のカテゴリに移動することも可能です。

アリエル・プロジェクトAのスケジュール機能は、通常のグループウェアのように、営業部や総務部といった1つの組織内のスケジュール共有だけでなく、パートナー企業や代理店などの社外メンバーとも同時にスケジュール共有が可能です。

Eメールで何度もスケジュール調整のやり取りをする必要がなくなります。また、社内のメンバーとの打ち合わせスケジュールが社外の人に丸見えになったりしないように、自動的にソフトウェアがルームごとにセキュリティをかけています。

予定の作成

各ルームで作成した予定は、同じルームのメンバーにのみ公開されます。ルームメンバーのスケジュールを一覧表示することもできるので、全員が空いている時間を一目で把握でき、時間の確保や会議の設定を柔軟に行うことができます。

個人スケジュール

個人的な予定は非公開の予定として作成することで、自分以外には見せないようにできます。

共有スケジュール

打ち合わせなど、複数メンバーを集めたい時は、予定作成時にルームメンバーを選択し、通知することができます。通知を受け取ったメンバーは、[出席][保留][欠席]を返すことで、スケジュールへの登録が確定します。

電子メール連携機能

予定の概要を電子メールで通知することで、アリエル・プロジェクトAやマルチスケジューラを利用していない人とも、簡単に予定情報の交換が行えます。

アラーム機能

大事な予定にアラームを設定することで、指定した時刻にポップアップウィンドウでお知らせします。

別のルームでのスケジュールの自動マスク／横断表示機能

別のルームで作成した予定をルームメンバーから見た場合、件名は「予定」と表示され、開始時間と終了時間だけが開示されます。それ以上の詳細な情報はマスクされ、予定を作成したルーム内でのみ表示されます。

ただし、別のルームでもルームメンバーである人の予定については、設定を変更する事で、予定の詳細をルーム間を横断的に表示する事も可能です。

他にも、予定作成時に公開先のルームを選択する事で、日時の他に、件名と場所を他ルームに公開することができます。これにより、自分が所属している複数のルームメンバーとも、予定を共有する事が可能です。

施設予約機能

使用する予定の設備、備品等の使用予定が把握でき使用予約ができます。
この機能は、ワークグループ・ノードを設定することが必要です。

空き時間検索

複数の出席者や設備を予約する必要がある予定を作成する時、共通の空き時間を検索することができます。多人数のメンバーとのミーティングを開く場合に便利です。

ToDoの作成／管理

自分のやるべきことを作成し、管理することができます。一覧画面で、期限や優先順位で並べ替えることができるので、効率的な仕事の管理が可能です。

他のメンバーのToDoの表示

プルダウンメニューからメンバー名を選択することで、選択したメンバーのToDoリストを表示することができます。メンバーの業務状態が把握できるので、効率的な共同作業が実現できます。

他のメンバーへのToDoの依頼

ルームメンバーに対して、コメント付きでToDoを依頼することができます。依頼したToDoは相手のToDoリストに自動的に追加され、依頼された相手は[了解][保留][拒否]のボタンで簡単に返信することができます。

プロジェクト機能との連動

プロジェクト機能と連携により、割り当てられたプロジェクト・タスクも自動的にToDo一覧に表示されます。そのため、自分が担当のToDoやプロジェクト・タスクの一元管理が行え、ToDoに従って作業を行うだけでプロジェクト・タスクも達成できます。

タスク（仕事）やマイルストーン（目標日）を設定し、各メンバーのToDoと連携・共有することで、効率的なプロジェクト管理を実現できます。

プ ロジェクト管理者がプロジェクトにおけるタスクをプロジェクト・メンバーに依頼すると、そのタスクはメンバーのToDoに、マイルストーンはメンバーのス ケジュールに自動的に反映されるため、メンバーは自分のToDoやスケジュールに従って作業していれば、自然とプロジェクトに沿った業務を行うことになり ます。
タスクのステータスが変更されたり、コメントが追加されると、プロジェクト管理者に通知される機能などがあり、プロジェクトの効率的な管理ができるようになっています。

プロジェクト／タスク作成機能

プロジェクトは、ルーム内に複数作成することが可能です。
プロジェクトには複数のタスクを作成することができ、それぞれのタスクの下には、サブタスクをツリー状に作成することができます。したがってチームや担当ごとに細かく仕事を割り当てることが可能です。
また、タスクを割り当てられたメンバーは、担当のタスクの下にサブタスクを作成することが可能なため、仕事をより細分化し管理することも可能です。

ステータス管理機能

各 タスクは「開始」「中止」などのステータスを割り当てられます。担当者はステータスを変更することで、プロジェクト管理者に自分の作業の状態を通知するこ とができます。例えば、タスクを割り当てた直後は「開始前」。担当者がタスクを「開始」し、作業が完了したらステータスを「完了報告」にすることで「承認 待ち」となり、プロジェクト管理者が承認すれば「完了」となります。
ステータスの変更は、プロジェクト管理者やタスクを割り当てた人の新着情報として通知されるため、状況の把握が容易です。また、ステータスを変更する際にコメントを付けることができるため、詳細な報告や指示を行うことも可能です。

グラフ表示機能

プ ロジェクトをグラフ形式で表示することができます。画面サイズに合わせてグラフを全体表示したり、印刷することもできるため、プロジェクトの全体像を把握 することができます。また、各タスクはステータスに合わせて赤や青の色別で表示されるため、問題のある個所を直感的に把握することができます。