株式会社デジタルガレージ 様

デジタルガレージ制作技術本部 佐藤匡彦氏(左) と 浅香保光氏(右)

浅香氏の部署では新規システムの構築をプロジェクトタスクとして遂行しています。このプロジェクトではお客様とのやりとりのほか、開発協力会社との情報共有が不可欠となってきます。共有している情報は、プロジェクトメンバーの「スケジュール」「プロジェクト進捗管理情報」「お客様の要件書」「開発仕様書」など、システム構築に必要なファイル全般です。

もっとも、複数のプロジェクトが同時進行し、プロジェクトごとにメンバーが異なり、メンバーも外部のパートナー企業の方が複数参加されます。

このことからサーバー型のグループウェアは、プロジェクト毎にサーバーを立てる必要があり、外部から接続できる環境を保守する必要があるなど、管理が煩雑になるので、ミーティングスケジュール等のやりとりはメール、ファイルの共有はバイク便やWebサービスを利用していました。

このように、プロジェクトの推進に伴うスケジュールの共有とファイルの管理には常に多くの課題がありました。

一般的なグループウェアとはココが違う！

「スケジュールを複数人で共有するため、当初から情報共有ツールは模索してきました。通常のサーバー型の情報共有システムではサーバーを外部から接続できる環境に置かねばならず、セキュリティ上の問題など管理運用面に不安があったことや、ASP型の情報共有システムでは情報共有を図りたい対象ごとにアカウントを取らねばならず運用コストがかかる点、またログインアカウント、パスワードが複数になるため運用上手間がかかってしまう点などが問題でした。（浅香氏）」

「また、ファイル共有に関してはサーバーで行える範囲では行っていましたが、その運用は ファイルサーバーを外部から接続できる状態に設定して、情報共有を行う相手のI Pアドレスを教えてもらってそのアドレスのPCからのみ接続できるようにする”とともにFTPクライアントツールを設定するなど、実際のプロジェクトに関わる情報共有を始めるまでに数々の設定を行うことが必要でした。（佐藤氏）」

そして、「それぞれの担当者レベル業務で更新したファイルは管理していくのが非常に困難で、どれが最新のファイルかわからなくなり、いつの間にか埋もれていく傾向もみられた。（佐藤氏）」といった問題もありました。

あくまでもプロジェクトを進めることが目的であり情報共有の管理というのは手段にすぎません。そこで、浅香氏、佐藤氏は情報共有のための新たなツールを検討されました。