2006年8月24日

GTDで気になることを「すべて」書き出す作業の大切さ

gtdstudy.gif 先日、開催されたGTD徹底研究会のまとめ記事がITmedia BizIDにアップされています。

 実は私も参加者の一人として参加させていただきました。
(写真の右端に写っているのが私です。)
 GTD的な仕事整理は日ごろからやっているつもりだったのですが、これだけしっかり時間をとってGTDをやるのは初めて。

 記事にも書いてありますが、「頭の中の気になること」をすべて書き出すという作業が意外に時間がかかるということを再確認しました。
 最初は、100分も書くことあるかなーと思っていたんですが、これが意外とあるんですね。
 とにかくやるべきことを100分考え続けて書き続けて、ノート5枚分埋まってしまいました。
 おかげで、終わったあとはかなり頭がすっきりした感じでした。

 普段から、できるだけやるべきことを思いつくたびにメモするようにしているのですが、私生活から未来のことまでじっかり時間をかけて考える機会というのは意識しないと意外に持てないですから、やはりどこかでこういった機会を作って集中してやるのが良いと思います。
 
 他にもいろいろ役立つトピックが満載ですので、詳細は記事をどうぞ。

ITmedia Biz.ID:GTD徹底研究会でわかったこと (1/3)

「先日、ITmedia社の会議室をお借りしてGTD徹底研究会を開催しました(8月10日の記事参照)。10名ほどのブロガーの方にお集まりいただき、19時半から22時までGTDを実際に体験していただきました。」


【関連記事】
 GTD(Getting Things Done)
 GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント
 GTDとは (2) 実践するための5つのステップ
 GTDとは (3) GTDに使えるツール群

2006年7月21日

図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう

 ITmediaに、田口さんのGTDについての図解解説記事が掲載されています。

ITmedia Biz.ID:図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう (1/4)

 4ページものなんですが、おしゃれな挿絵つきでGTDの5つのプロセス
1. 収集
2. 処理
3. 整理
4. レビュー
5. 実行
 について解説されています。
 
 文章を読んでもどうもよく理解できないという人にお勧めです。

【関連記事】
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 GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント
 GTDとは (2) 実践するための5つのステップ
 GTDとは (3) GTDに使えるツール群

2006年4月 3日

GTDとは (3) GTDに使えるツール群

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~  話題のGTDについて、先週Life Hacks PRESSの田口さんのGTD特集から、「ストレスフリーになるための3つのポイント」と「実践するための5つのステップ」を抜き書きしてみましたが、最後に第3章、第4章に掲載されていたツール群の一覧をメモしておきます。

【アナログ編】
三色フォルダ
Hipster PDA
Next Action Cards

【デジタル編】
checkpad.jp (checkpadのレビュー
GTD Tiddly Wiki (GTD Tiddly Wikiのレビュー)
Remember the Milk (Remember the Milkのレビュー
HipCal
My Tickler File
TracksLife
リマインダーメーラー
FutureMe
PocketMod

 いくつかレビューをしたものもありますが、アナログやデジタルなどツールを問わないのが、やはりGTDというコンセプトの特徴ですね。
 マルチスケジューラもこういうツールの中に並べてもらえるように頑張りたいと思います。

 機会があったら各ツールのレビューをしてみたいと思っていますが、詳細のレビューはLife Hacks PRESSを参照下さい。

【関連記事】
 GTD(Getting Things Done)
 GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント
 GTDとは (2) 実践するための5つのステップ
 GTDとは (3) GTDに使えるツール群

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
田口 元 安藤 幸央 平林 純


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2006年3月29日

GTDとは (2) 実践するための5つのステップ

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~  話題のGTDについて、昨日のストレスフリーになるための3つのポイントに続く第二弾。
 Life Hacks PRESSの田口さんのGTD特集から、今日は第2章の「GTDをやってみる」から、GTDの5つのステップをご紹介します。

■GTDを実践するための5つのステップ

1:収集する
 自分の頭の中にある「すべて」を一箇所の信頼できるシステムに落とす。

2:処理する
 ・今すぐやるべきかどうか判断する
 ・次の物理的なアクションを決める
 ・2分以内にできるものはすぐやる
 ・自分でやるのがベストでないものは、誰かに任せる
 ・特定の日付にやるべきものはカレンダー等に転記

3:整理する
 次の物理的なアクションリストを状況別に整理する

4:レビューする
 最低でも週に一度は必ずすべてのリストを見直す

5:実行する
 「状況」「使える時間」「使えるエネルギー」「重要度」
 の4つの基準と照らし合わせて次の行動を決めていく


 上記の「すべて」と言っている部分が、本当にすべてになるかどうかというのが、まずスタートラインとして結構大事な気がします。
 普通の会社員として考えると、ついつい1のプロセスで会社の目前の仕事ばかり書き出してしまいそうですが、そうすると結局日々の仕事を処理するだけのシステムになってしまいます。

 本来は家族との時間とか自己啓発とか休みを取るとか、プライベートなこともすべてあわさって私たちの24時間が決まりますから、それらもすべて書き出して一箇所で処理して初めて自分の時間のコントロールができるような気がします。

 あと忘れがちなのは「レビュー」ですね。
 やらなければいけないことの状況なんて日々変わりますから、週に一回はちゃんとレビューの時間を取って見直すというのが非常に大事な気がします。
(ちなみに私はベタですが毎週月曜日にレビューをするように意識しています。)

【関連記事】
 GTD(Getting Things Done)
 GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント
 GTDとは (2) 実践するための5つのステップ
 GTDとは (3) GTDに使えるツール群

 上記はあくまでメモなので、詳細はLife Hacks PRESSを参照下さい。

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2006年3月28日

GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~ GTDについては以前も軽くまとめたことがあるのですが、Life Hacks PRESSで田口さんが分かりやすくまとめていたので、改めてこのブログにもメモっておきたいと思います。
 とりあえず、今日は第1章の「10分でわかるGTD」から、GTDの3つのポイントをご紹介。

■GTDでストレスを無くすための3つのポイント

1:信頼できるシステムを構築する
 頭の中にあることを全部自分の頭よりも信頼できるシステムに落とす

2:次の物理的なアクションを定義する
 実際に何をすべきかをイメージしながらアクションを書き出す

3:定期的にレビューする
 必要なリマインダを設定し、定期的にどこの何を見るかをシステマチックに決めておく


 GTDではとにかく、「自分の頭の中にあることをシステム(手帳でもノートでもPCでも何でも良い)に落とすこと」を、強調しているのが印象的です。
 仕事ができる人でも、自分の頭とか記憶を信じて、ツールを使わないという人も多いようですから、まずこの「自分の脳を信じるかどうか」というポイントが一つの分水嶺になりそうです。

 「やるべきことなんてメモしなくても、自分の脳に整理して覚えておけるよ」という人は上記のような手順は面倒くさく感じてしまうかもしれませんし、そもそもこういった手法の必要性を感じないかもしれません。

 ただ、個人的には人間は忘れる生き物だと思っているので、David Allen氏が強調している「頭は信頼できるシステムではない」という考え方に大賛成。
 特に、一つのことに長期間取り組むようなスタイルではなく、短めのタスクがバンバン入るような人にはGTDはお勧めです。 

【関連記事】
 GTD(Getting Things Done)
 GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント
 GTDとは (2) 実践するための5つのステップ
 GTDとは (3) GTDに使えるツール群

(詳細はLife Hacks PRESSを参照のこと

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
田口 元 安藤 幸央 平林 純


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2006年3月27日

Life Hacks Pressを読みました。

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~ 先日紹介したLife Hacks PRESSが届きましたので、取り急ぎご紹介します。

執筆人に百式の田口さんをはじめ有名人が勢ぞろいしており、現在話題になりつつ あるLife HacksやGTDに関するポイントを一通り押さえることができるムックです。
ちなみに、目次の概要はこんな感じ。

・lifehacksベストセレクション ……百式管理人 田口元
lifehacksとは何かを探る

・GTD-シンプル&ストレスフリーの仕事術 ……百式管理人 田口元
「あれもこれもやらなくちゃ」を解決。今すぐ始めて、効果抜群
Special Interview GTDの著者David Allen氏に聞く

続きを読む "Life Hacks Pressを読みました。" »

2006年3月 9日

Life Hacks PRESS が出版されるようです。

 日本のGTDやLifeHacksの第一人者として有名な田口さんがこんな記事を書いてました。

i d e a * i d e a - Life Hacks PRESSが出るよ

最初のベストセレクションはほとんど個人の独断と偏見ですが、これはいいかも的なLifehacksをまとめてみました。自分でも使っているもの、応用が利きそうなもの、という基準で選びました。 Life Hacksの醍醐味は自分での創意工夫です。これらを参考に気が向いたら自分なりの技を編み出してみてください(そしてブログで発表しませふ)。

 Life Hacks PRESSというタイトルで技術評論者からムックがでるようです。

 GTDの特集から、GTDの著者、David Allenさんインタビュー、マインドマップやGoogleの使い方まで解説されているようで注目です。
 今年は、エアワンにもGTD的な要素を積極的に取り入れていきたいと思っていますので、参考にさせてもらおうと思います。

2005年12月 9日

GTD (Getting Things Done)とは

gtd.jpg GTDとはGetting Things Doneの略で、Life Hacksの教祖とも言われるDavid Allenが提唱する、デジタル時代のストレスフリーな仕事術です。
(右に掲載した同名の書籍のほかに、「仕事を成し遂げる技術――ストレスなく生産性を発揮する方法」というタイトルで邦訳も出ています)

 私がGTDについて始めて知ったのは、百式の田口さんが主催するアカデメディアで5月に開催されたLife Hackers Conferenceに関するLacrimeさんのログ経由だったと思います。

 上記のログにも書いてあるようにGTDの極意は
1.すべきことは一カ所に入れろ
2.たまったやつはあるルールに従ってシステマティックに処理しろ
 の2点。

 個人的にも、大量のメールや、日々のタスクと雑用の処理に対して、似たようなロジックで対応していたのですが、このGTDのコンセプトは、はるかに先に進んでいてスゴイ刺激を受けています。
(ちなみに、このGTDのコンセプトを少し一般の人向けに分かりやすくしたのがCLM(Check List Management)で、それをシステムに落としたのが水曜日に紹介したcheck*padになります)

 実際、情報やデータのデジタル化によって、私たちは大量のメールや情報の処理を日々迫られているわけで、それによるストレスは高まる一方だといえます。
 それをあたかも自らがPCであるかのように、タスクや仕事をリスト化し、システマティックに対応することで、ストレスを低下させるというコンセプトは非常に納得です。

 
 どうしてもグループウェアのような仕組みというのは「共有」に重点が置かれて、利用する個人個人の利便性だとか効率アップを忘れがちですが、こうやって個人の仕事を楽にする仕組みからシステムやツールというのは考えなければならないというのを改めて考えさせられました。

 ちなみにGTDの概要については下記のウェブサイトに詳しく書いてあります。

Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (1)
時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気

【ストレスフリーの仕事術に掲載されているGTDの5つのステップ】

■GTDの5つのステップ

ステップ1 収集する
 ・あなたの注意をひくものすべてを、ひとつ残らず「in-box」に入れてしまおう。
  決して頭で覚えておこうなどと思ってはいけない。
  (書類受けやメールの受信箱、メモ帳、ボイスレコーダーなど)
 ・定期的にレビューしてつねに空にするように心がけよう

ステップ2 処理する
 ・「in-box」からひとつずつやるべきことを取り出す
 ・それについて行動を起こすかどうか決める。
 ・行動を起こさない、と決めたら捨ててしまうか、資料として保存しておくか、「いつかやる」リストなどに転記しておしまいにする。
 ・行動を起こすべきと決めたら、「次にとるべき具体的な行動」を決める
 ・今すぐ自分でやるか、人に任せるか、あとでやるかを決める。
 ・簡単に決まらないようだったら「プロジェクト」リストに転記しておしまいにする

ステップ3 整理する
 ・あとで取り出したり、レビューしたりできる適当なカテゴリーに分ける
  ・プロジェクト(複数のアクションが必要なもの)
  ・カレンダー(特定の日時にやらなくてはいけないもの)
  ・次にとるべき行動(空き時間に片付けるもの)
  ・連絡待ち(ほかのだれかに任せたもの)
 ・必要ならば状況ごとにこれらのリストをさらに分類する(電話、コンピュータ、家等)
 ・判断基準に迷ったときに使える、長期的な目標や価値観のリストを作っておく。
 ・必要ならば使いまわしのきくチェックリストを作っておく
 ・いつでも参照可能なように「資料」フォルダを整理しておく
 ・リマインダーの仕組みを作っておく

ステップ4 レビューする
 ・カレンダーと「次にとるべき行動」リストを毎日見直す
 ・週次レビューを絶対に行わなくてはいけない
 ・長期的な目標や計画、自分の価値観を、必要と思われる頻度でレビューする

ステップ5 実行する
 ・「次にとるべき行動」リストを見直し、現在の状況、持ち時間、エネルギーレベル、優先順位を考慮して行動に移す
 ・適切なリマインダーを設定することで、その場の自分の意思決定に自信が持てるようにする
 ・「自分がなぜそれをやっているのか」をつねに意識することによって、正しい選択を心がける。


【関連記事】
 GTDとは (1) ストレスフリーになるための3つのポイント
 GTDとは (2) 実践するための5つのステップ
 GTDとは (3) GTDに使えるツール群
 Life Hacks Pressを読みました

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